Pour faciliter la gestion et le traitement des flux documentaires des entreprises, le Groupe FBI propose la solution Zeendoc.
Cette interview de Benjamin BOUISSET vous explique les apports de la solution Zeendoc.
Pouvez-vous vous présenter ?
Je suis Commercial du Groupe FBI, concessionnaire historique Xerox à Lyon.
Nous sommes experts en solutions d’impression et en transformation numérique des entreprises.
Nos solutions sont proposées afin de répondre aux problématiques suivantes : gestion des flux documentaires, dématérialisation de documents et protection des données.
Il n’est pas toujours simple de sécuriser la gestion des documents en entreprise.
Pouvez-vous nous expliquer en quoi Zeendoc veille à la protection des données dématérialisées ?
Depuis 1978, la CNIL, Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, veille à la protection des données personnelles contenues dans les fichiers et traitements informatiques ou papiers.
C’est un organisme public qui agit au nom de l’Etat, et qui a un rôle d’alerte, de conseil, et d’information. La CNIL dispose d’un pouvoir de contrôle et de sanction.
Pour suivre l’évolution des technologies de notre société, le RGPD (réglementation générale sur la protection des données) est mis en place en 2018.
Zeendoc vous accompagne dans la dématérialisation de vos échanges conformément aux législations RGPD, Chorus Pro, Loi Macron, et dans le cadre de ce nouveau règlement européen.
Nos solutions sont donc conformes à l’environnement légal et couvrent les intérêts des utilisateurs
Pouvez vous nous présenter la solution Zeendoc que propose le Groupe FBI ?
Accessible depuis un navigateur web, Zeendoc est une solution de gestion électronique de documents qui optimise et organise vos flux documentaires.
Elle est conçue pour permettre son intégration avec des logiciels existants, devenant ainsi un précieux assistant de gestion s’adapte à vos process.
Grâce à Zeendoc, vous automatisez vos tâches quotidiennes répétitives.
Vos données sont hébergées sur plusieurs datacenters français et sont protégées.
Qui peut utiliser cette solution ?
Zeendoc est une solution modulable et paramétrable afin de répondre aux besoins de chaque métier.
Cette solution peut donc être utilisée dans tous les secteurs d’activité.
Nous nous adressons aux PME et PMI pour les accompagner dans la validation des factures fournisseurs, la signature électronique de contrats commerciaux, la gestion des documents RH, l’envoi des factures clients, la génération d’écritures comptables, ou bien encore par exemple la validation des notes de frais.
Nos clients sont issus de divers secteurs tels que le retail, l’immobilier, les professions juridiques ou l’industrie médicale. Le transport et l’industrie l’apprécient particulièrement.
Quelles sont les grandes étapes de la solution ?
Dans un premier temps, la solution réceptionne les documents déposés automatiquement ou manuellement sur la plate-forme.
Une fois collectés, les documents sont scellés grâce à certificat d’horodatage et l’empreinte numérique.Pour un document numérique, l’horodatage consiste dans l’apposition d’une date fiable sur un fichier et à en garantir son authenticité.
Zeendoc analyse ces données via un OCR (une reconnaissance optique des caractères) et classe lui-même ces informations. A partir d’un simple mot, la solution vous donne accès au bon contenu, au bon moment.
Lorsque nous rencontrons les entreprises qui veulent adopter cette solution, nous décidons ensemble des axes prioritaires, par exemple la digitalisation des factures. La solution est installée dans un délai de trois mois.
Quelles sont les principales fonctionnalités de Zeendoc ?
Zeendoc est une solution intuitive, qui rend votre bureau mobile et connecté.
Les utilisateurs bénéficient d’une connexion sécurisée en HTTPS.
Lorsque vous accédez à l’application, vous devez vous identifier.
Zeendoc est paramétrable et s’adapte à vos méthodes de travail.
L’utilisateur peut modifier les dispositifs d’alertes et de relances ainsi que les critères de recherche.
Vous vous constituez un référentiel documentaire sécurisé et unique.
Avec Zeendoc vous gagnez du temps sur le classement de vos documents.
Au final, cette solution vous permet de travailler de manière collaborative et accélère le processus de validation.
Quels sont les avantages de Zeendoc ?
Zeendoc est une solution accessible et personnalisable, qui garantit la protection de vos données. Il s’agit d’une solution plug and play rapidement déployable qui vous offre l’accès à vos documents à portée de main partout et à toute heure.
Chez FBI, nous souhaitons mettre en avant le savoir-faire français et son expertise dans la gestion de documents.
Pour mettre en place la solution Zeendoc qui devons-nous contacter ?
Vous pouvez contacter directement l’un de nos experts. Nous programmerons ensuite un rendez-vous afin d’identifier vos attentes et vos besoins.
