Des enjeux importants
Toute entreprise est confrontée à un volume impressionnant de flux de documents numériques ou papiers à gérer : devis, factures, bons de livraison, contrats, bulletins de salaire, justificatifs et courriers etc…
Une cohabitation entre le papier et le numérique qui n’arrange rien
En plus des différents courriers et factures que vous recevez sous format papier, de plus en plus de documents vous sont transmis sous format numérique (le fameux format pdf), et vous devez même parfois aller les chercher en vous connectant à des portails.
Dans ces conditions, il n’est pas toujours facile de retrouver le document souhaité.
Faut-il cependant continuer à imprimer tous les documents pour les classer et les archiver ?
Des circuits de validation pas faciles à mettre en place, particulièrement avec le télétravail
Faire viser et valider des documents papiers, cela peut déjà être compliqué. Mais quand le télétravail s’en mêle, cela peut vite devenir un cauchemar.
Un cadre légal qui évolue rapidement
La facturation électronique a déjà été imposée pour le secteur public (via le portail Chorus Pro) et sera étendue à toute entreprise à partir de 2023.
D’un autre côté, vous pouvez désormais dématérialiser légalement des documents, sans avoir à les conserver sous format papier.
Nos solutions
Du document à l'information
Classer | Archiver | Automatiser
En toute sécurité
Envoi de vos documents sortants
Courriers postaux et recommandés | Dématérialisation des factures | Envoi des bulletins de paie
Pourquoi Zeendoc
Avantages
Zeendoc est une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) qui organise le flux de vos documents pour dématérialiser les processus de gestion et vous faire gagner en efficacité (gains de temps et réduction des coûts).
Et cela sans aucun compromis sur la sécurité, la disponibilité et l’intégrité de vos données.
Editée en France, la solution Zeendoc répond aux réglementations françaises en vigueur : RGPD, Norme Afnor NF-Z42-013 pour l’archivage numérique, Certification Qualité ISO 9001
Vos données sont hébergées en France sur plusieurs datacenters répliqués et distants, et sont protégées par les critères les plus stricts de sécurité, de disponibilité et d’intégrité.
Zeendoc s’adapte à votre contexte métier
Zeendoc est finement paramétrable afin de répondre au mieux à vos besoins métier.
Avec Zeendoc vous pouvez dématérialiser et exploiter l’ensemble de vos documents d’entreprise pour gagner en efficacité sans bouleverser vos habitudes de travail.
Zeendoc s’adapte à votre contexte métier
Zeendoc est finement paramétrable afin de répondre au mieux à vos besoins métier.
Avec Zeendoc vous pouvez dématérialiser et exploiter l’ensemble de vos documents d’entreprise pour gagner en efficacité sans bouleverser vos habitudes de travail.
Zeendoc reconcilie le numérique et le papier
Que vos informations soient des fichiers numériques, des mails ou des documents papiers, vous pourrez les déposer facilement dans votre armoire Zeendoc.
Vous vous constituez un référentiel documentaire sécurisé et unique, qui va vous faciliter la recherche et le respect de la réglementation RGPD.
Zeendoc valorise les informations de vos documents
Classer et archiver c’est bien.
Exploiter les informations issues des documents pour automatiser des traitements et vous faire gagner du temps c’est mieux.
Zeendoc travaille pour vous et sait classer et reconnaître les informations importantes présentes sur vos différents documents, quel que soit leur format.
Plus qu’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED), Zeendoc devient un précieux assistant de gestion et vous fait gagner du temps.
Zeendoc valorise les informations de vos documents
Classer et archiver c’est bien.
Exploiter les informations issues des documents pour automatiser des traitements et vous faire gagner du temps c’est mieux.
Zeendoc travaille pour vous et sait classer et reconnaitre les informations importantes présentes sur vos différents documents, quel que soit leur format.
Plus qu’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED), Zeendoc devient un précieux assistant de gestion et vous fait gagner du temps.
Zeendoc facilite les échanges avec vos collaborateurs, clients et partenaires
Vous avez besoin d’échanger et partager facilement et en toute sécurité des données en interne et avec l’extérieur.
Avec Zeendoc, vous pouvez accéder à vos documents et aux informations liées depuis un navigateur internet.
Vos documents vous accompagnent partout, que vous soyez en réunion, en déplacement ou en télétraveil depuis chez vous.
Zeendoc rend votre bureau mobile et connecté.
Pourquoi SenDOC
Avantages
SenDOC est une solution en ligne qui vous permet depuis votre ordinateur d’expédier des courriers, de dématérialiser des factures et des bulletins de salaire et de suivre les envois.
La solution SenDOC vous fait faire des économies substantielles et vous fait gagner un temps précieux.
Editée en France, la solution SenDOC héberge vos données en France en respectant tous les critères de conformité et certification.
L’offre SenDOC a été développée en partenariat avec un centre éditique d’envergure nationale, filiale du Crédit Agricole et troisième opérateur national sur le traitement des envois de documents.
SenDOC seul ou en lien avec Zeendoc
SenDOC peut être mis en place sans aucun lien avec la solution GED Zeendoc.
Vous profitez alors de tous les avantages de la solution pour la gestion de vos envois (économies sur les envois postaux et gains de temps).
Si Zeendoc vous intéresse, le Groupe FBI a développé une passerelle entre les deux solutions, ce qui vous fait profiter du meilleur des deux mondes : les envois postaux sont alors traités par SenDOC depuis votre interface Zeendoc.
SenDOC seul ou en lien avec Zeendoc
SenDOC peut être mis en place sans aucun lien avec la solution GED Zeendoc.
Vous profitez alors de tous les avantages de la solution pour la gestion de vos envois (économies sur les envois postaux et gains de temps).
Si Zeendoc vous intéresse, le Groupe FBI a développé une passerelle entre les deux solutions, ce qui vous fait profiter du meilleur des deux mondes : les envois postaux sont alors traités par SenDOC depuis votre interface Zeendoc.
Des économies substantielles sur les envois postaux
SenDOC facilite vos envois postaux : la plateforme se charge d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et et de remettre en poste vos documents.
Non seulement SenDOC vous facilité la vie et vous fait gagner du temps, mais vous faites aussi des économies directes.
Grâce aux volumes traités, SenDOC a en effet accès à des tarifs postaux industriels inaccessibles aux PME.
Au total, le coût complet d’un envoi postal revient moins cher qu’un timbre Poste, le confort et les gains de temps en plus.
Facturation électronique dans les règles de l’art
Le cadre légal de la facturation évolue rapidement : la facturation électronique a déjà été imposée pour le secteur public (via le portail Chorus Pro) et sera étendue à toute entreprise à partir de 2023.
Pour être en conformité avec la règlementation, deux possibilités existent :
- assurer une piste d’audit, ce que permet une solution comme Zeendoc
- apposer une signature RGS** et déposer ces factures dans un coffre fort d’archivage probatoire pour sa durée légale de conservation (10 ans)
SenDOC permet de respecter cette deuxième possibilité.
Dépôt sur Chorus Pro pour vos clients du secteur public
Si vous travaillez avec des clients du secteur public, vous devez déposer vos factures sur le portail Chorus Pro.
SenDOC vous permet de le faire tout en assurant en plus un archivage à valeur probatoire de 10 ans.
Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire
SenDOC vous permet de déposer les bulletins de salaires de vos salariés qui ont accepté sur un coffre fort numérique personnel : les bulletins de paie y sont alors conservés pour une durée de 50 ans.
Le salarié peut donc accéder à ses bulletins de salaire via ce coffre fort, même s’il change d’entreprise ou si l’entreprise arrête son activité (ou son abonnement avec SenDOC).
