Les équipements Xerox distribués par le Groupe FBI proposent des solutions permettant aux entreprises de gagner en rapidité et en efficacité dans la numérisation de leurs documents.
ScanLegal est une de ces solutions que vous détaille cette interview de Jérôme CONSTI.
Pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste ScanLegal, et en quoi cela facilite la gestion des entreprises ?
ScanLegal est le nom de notre solution mise en œuvre avec votre multifonction Xerox.
C’est un outil puissant permettant de scanner, classer et renommer automatiquement vos documents en toute sécurité dans un dossier de votre arborescence réseau.
Grâce à ses fonctions phares, ScanLegal vous fait gagner un temps précieux pour la gestion de vos documents papiers ou numériques au sein de votre entreprise.
Ces numérisations sont-elles ensuite sécurisées ?
Il n’est pas toujours simple de sécuriser ses données en entreprise. Aujourd’hui la cybersécurité s’affirme au cœur de la transformation numérique et de la gestion des documents en entreprise.
Vous avez raison. Au-delà du gain de temps, la solution ScanLegal permet de sécuriser vos documents. Car la véritable plus-value de cette solution, comme le mot « légal » l’indique, est de s’assurer de la conformité des données en ajoutant une signature électronique et un horodatage certifié.
Cette signature électronique permet de savoir si un document, par exemple un devis, a été modifié à votre insu.
Ce logiciel est également votre allié sur le plan légal grâce aux fonctions RGPD incluses.
En toute conformité avec vos exigences internes ainsi qu’avec les politiques de confidentialité et de protection des données personnelles, ce qui est numérisé sera donc facilement retrouvable dans vos dossiers, puisqu’ils sont classés, en fonction de la nature des informations contenues dans le document.
L’astuce qui fait le principal avantage en matière de conformité RGPD, c’est l’identification des documents contenant des données personnelles en temps réel. Tout a réellement été conçu pour optimiser les tâches de gestion des documents.
Et concernant le classement des documents ?
C’est un point essentiel car cela peut prendre beaucoup de temps pour trier les documents scannés et enregistrés. Et parfois ensuite pour pouvoir les modifier et changer de format.
Concrètement, vous pouvez classer directement depuis votre imprimante multifonction vos documents dans votre logiciel métier pour ensuite les identifier et les retrouver facilement grâce à des raccourcis personnalisés. Vous pouvez aussi le faire depuis votre ordinateur grâce à l’outil d’indexation qui permet de retrouver un document par son nom ou son contenu.
ScanLegal vous permet également de prendre en main les documents pour les personnaliser et les convertir en différents formats Word, PowerPoint ou Excel en un seul clic.
Pouvez-vous nous donner un exemple d’application ?
Un bon exemple concerne la gestion des factures et des commandes. Votre multifonction, grâce à Scanlegal, nomme et classe automatiquement les fichiers numérisés, et vous pouvez modifier les documents si besoin. Votre commande a été modifiée ? Vous pouvez directement ajuster le document puis le scanner et l’intégrer à vos dossiers.
Si je comprends bien, plusieurs fonctions sont donc rassemblées en un même outil ?
Exactement. La solution ScanLegal permet de sécuriser et et intégrer vos données et de retrouver facilement les documents.
Grâce à une interface personnalisable et des moyens perfectionnés de sécurisation de vos données, il s’agit d’un outil clé en main pour à la fois gérer la partie production et classement des dossiers, et leur numérisation.
Chez le Groupe FBI, vous avez donc une solution pour que tout fonctionne rapidement avec ScanLegal ?
Oui car comme je vous l’ai dit, ScanLegal classe automatiquement les documents selon vos raccourcis personnalisés. C’est efficace et cela permet aussi de faire l’économie de nombreux processus, avec un seul outil multifonction. L’automatisation du système représente autant de possibilité de dégager du temps pour d’autres tâches importantes pour votre société. ScanLegal est une solution idéale et adaptée, qui peut d’ailleurs être optimisée en personnalisant l’interface en fonction de vos usages.
Aujourd’hui, numériser ses documents facilite et fluidifie de nombreux processus et échanges au sein d’une entreprise.
