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Le logiciel Zeendoc simplifie la gestion des pharmacies

5 Juil 2021 | Zeendoc

Zeendoc complète votre logiciel de gestion des pharmacies pour simplifier votre gestion des factures fournisseurs : reconnaissance automatique des factures et des divers taux de TVA, circuit de validation, échanges avec votre expert comptable.

En tant que gérant d’officine, vous utilisez certainement un logiciel de gestion des pharmacies, outil indispensable pour votre métier.
Que ce soit pour l’activité commerciale (encaissement et gestion commerciale) ou pour la gestion des achats et gestion de stock, les pharmacies ne peuvent se passer de ces solutions logicielles qui répondant à la complexité de la réglementation et aux besoins spécifiques du métier de pharmacien.

Des éditeurs de solutions logicielles comme Winpharma ont développé de nombreux modules fonctionnels répondant au processus de gestion des officines pharmaceutiques. Mais faire correspondre les réceptions de marchandises aux commandes passées auprès des différents fournisseurs et répartiteurs n’est pas toujours simple.

Zeendoc reconnait et classe les factures fournisseurs

Mettre en place un logiciel comme Zeendoc est un complément idéal pour faciliter la gestion des pharmacies. Sous format papier ou numériques, vous envoyez simplement toutes vos factures vers Zeendoc par le biais d’une adresse mail dédiée, et l’outil s’occupe du reste.

Vous pourrez ainsi extraire automatiquement les informations importantes de ces factures :

  • nom du fournisseur
  • type du document et catégorie d’achat
  • montant HT, TTC et montant de TVA
  • date de facture et date d’échéance

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Zeendoc automatise le suivi des taux de TVA et facilite la déclaration de TVA

Quand votre pharmacie passe par un groupement d’achats comme par exemple Giropharm, ou OCP, vous recevez alors régulièrement des relevés de reddition de compte avec des montants répartis sur différentes valeurs de TVA : 2.1% ou 5,5% 10% ou 20%. Pas facile dans ces conditions de suivre la TVA à déclarer, à moins de tout pointer.

Zeendoc pour la gestion des pharmacies - Reconnaissance automatique de factures founisseurs

Heureusement, Zeendoc peut là aussi vous aider. Par paramétrage de masques adaptés à ces fournisseurs, Zeendoc saura reconnaitre automatiquement les différents montants de TVA correspondants aux divers taux appliqués.

Zeendoc pour la gestion des pharmacies - Suivi automatique des ventilations de TVA par taux

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Zeendoc facilite les échanges avec votre expert comptable

Vous pouvez ouvrir un compte Zeendoc à votre expert comptable, ce qui facilitera les échanges et la collaboration.
Votre comptable pourra ainsi accéder directement aux différentes factures fournisseurs, ainsi qu’au journal de caisse. Il pourra générer depuis Zeendoc un fichier Excel de ventilation de TVA, ce qui facilitera grandement la déclaration de TVA.

Zeendoc permet de contrôler les factures fournisseurs et de les rapprocher des commandes

Vous pouvez aussi définir dans Zeendoc des raccourcis de recherche et des alertes pour faciliter le contrôle des factures par rapport aux commandes émises par votre logiciel de gestion des pharmacies.
Ici par exemple, des raccourcis permettent d’accéder directement aux factures non conformes aux commandes WP (Winpharma).

Zeendoc pour la gestion des pharmacies - Des alertes et circuits de validation pour faciliter le suivi

Zeendoc facilite ainsi la communication entre les différents collaborateurs de la pharmacie et fait gagner du temps aux préparateurs pharmaceutiques.

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Auteur du blog

Photo Patrick TardyPatrick Tardy
Groupe FBI – Grenoble

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